اتاق تعاون مرکزی جمهوری اسلامی ایران

 

به منظور افزایش سطح رضایت مندی مشتریان واحد فن آوری اطلاعات اعم از درون سازمانی و یا برون سازمان این شیوه نامه تنظیم وکلیه پرسنل مجموعه واحد فن آوری اطلاعات موظف به رعایت آن بوده و در صورت تخلف ، مطابق ضوابط با آنان برخورد خواهد شد .

ماده 1- تعریف خدمات : خدمات ارائه شده در این واحد دربخش های ذیل قابل انجام و ارائه به متقاضیان میباشد .
- خدمات سخت افزاری شامل : نصب سخت افزارهایی نظیر هارد ، رم، دی وی دی پلیر ، تعویض ویا نصب و راه اندازی رایانه ، کیبورد ، پرینتر،اسکنر، اسپیکر، وب کم ، . . . .

- خدمات نرم افزاری شامل : ‌نصب وراه اندازی نرم افزارهای اداری استاندارد (محصولات Office ، محصولات Adobe مانند Reader و Flash player ... ، دیکشنری ، مرورگرهای IE و Firefox ،Nero ، فونت ، Winrarو . . . . ) ، نرم افزارهای تخصصی استاندارد(ویرایشگر صدا ، فیلم و تصویر مانند Photoshop ، Primireو ... ، پخش فیلم مانند KMPlayaer ، . . . . ) بهمراه تنظیمات مربوطه و نرم افزار های جانبی پایه نظیر سیستم های اتوماسیون ، دبیر خانه ، کارت ساعت امور اداری ، حسابداری امور مالی ، . . . . تا مرحله راه اندازی و تایید کاربر ونصب سایر نرم افزار های جانبی بنا بر نیاز کاربر

- خدمات اینترنت و پورتال شامل : تعریف سطوح دسترسی به اینترنت و پورتالهای اتاق و خدمات مرتبط با انها حسب نیاز وهمچنین ارائه خدمات مربوط به پست های الکترونیکی تحت مجموعه پورتال اتاق و نرم افزار اوت لوک و . . . . . .

- خدمات شبکه وپشتیبانی شامل : خدمات مربوط به سرورهای موجود و یا احیانا توسعه آنها ، تهیه نسخ پشتیبان ، عقد و فسخ قرارداد ، کنترل و نظارت بر قراردادها و صورت وضعیت های مرتبط با نرم افزاری و سخت افزاری و یا شبکه های موجود در اتاق ، کنترل و نظارت بر تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری و انجام سرویس های دوره ای و یا موردی حسب درخواست و یا ضرورت و . . . . . .

ماده 2- مدت زمان فرایند ارائه خدمات تابعی از فاکتورهای درون واحدی شامل حجم خدمات درخواست شده ومدت زمان انتظار درصف بر اساس حجم درخواست های واصله و میزان موجودی سخت افزار، قطعات و تجهیزات آزاد در اختیار واحد و یا توان نرم افزار ی موجود و فاکتور های برون واحدی شامل مدت زمان تهیه و خرید قطعات ویا سخت افزار های مورد نیاز توسط امور پشتیبانی و یا پیمانکارمربوطه ، میباشد.
با عنایت به متغیر بودن زمان ارائه خدمات بر اساس فاکتور های ذکر شده در بالا با این وجود جهت برخی از فعالیت ها در صورت فراهم بودن تمام شرایط زمانبندی اولیه ای در نظر گرفته شده که این جدول هر شش ماه یکبار باید توسط بخش مربوطه به روز اوری گردد وپس از تایید سرپرست و یا مدیر واحد فن آوری اطلاعات جدول مذکور مبنای پاسخگویی به متقاضیان خواهد بود .

 

 

 

ماده 3- فرایند ارائه خدمات بر اساس سیستم تعریف شده در ذیل صورت میگیرد :‌

3-1 در پورتال اتاق تعاون به ادرس www.icc-coop.ir زیر پورتالی تحت عنوان ویژه همکاران قابل مشاهده میباشد که ازهر بخش و مدیریت ، شخص واحدی به عنوان نماینده آن حوزه با نام کاربری و رمزی که قبلا برای فرد نماینده تعریف شده ، میتواند وارد شود و درخواست های آن بخش را در سیستم وارد نماید .

3-2 پس از ورود به صفحه مورد نظر و ثبت درخواست ، همکاران در حوزه فن آوری اطلاعات قادر خواهند بود که درخواست های جدید وارد شده را مورد بررسی قراردهند .

3-3 در صورتی که ارائه خدمات به درخواست رسیده مورد نظر ، مستلزم خرید توسط بخش پشتیبانی بوده و بار مالی مستقیم دارد همکاران بخش فن آوری اطلاعات ملزم بوده تا :

الف – در صورتی که موارد قابل خریداری درخواست مربوط به موارد عینی (قابل مشاهده و ملموس) باشد:
- به فرد درخواست کننده ، اطلاع رسانی لازم در خصوص تکمیل فرم درخواست طبق توصیه همکاران بخش فن اوری اطلاعات اقدام نموده
- وپس از اخذ تاییدیه کتبی از مدیر مربوطه به واحد فن اوری اطلاعات ارجاع
- تا بر اساس درخواست کالا و تایید مدیریت مربوطه نسبت به تکمیل فرم درخواست خرید اقدام گردد . لازم به ذکر است واحد فن آوری اطلاعات ملزم بوده تا مستنداتی که منجر به خرید شده را در هنگام خرید به تنخواه دار ارائه تا نامبرده به عنوان ضمائم سند به امور مالی ارائه نماید .
- در این وضعیت رسید تحویل کالا باید توسط فرد متقاضی در واحد مربوطه تایید گردد
- تا بر اساس ان امور مالی بتواند هزینه های مربوطه را در مرکز هزینه مرتبط ثبت نماید

توضیح :‌ مصادیق این بخش شامل مانیتور، کیبورد، پرینتر، اسکنر، اسپیکر، موس ، موس پد ، دی وی دی رایتر ، وب کم ، فلاش ، کارتریج، . . . . . میباشد .

ب - درصورتی که موارد قابل خریداری درخواست مربوط به قطعات به کار رفته در داخل رایانه و یا بعضا تخصصی بوده:
- فرم درخواست توسط همکاران در بخش فن اوری اطلاعات تکمیل
- و به همراه درخواست اولیه از واحد مذکور جهت تایید درخواست توسط مدیریت به واحد مربوطه ارجاع
- و پس از تایید ایشان نسبت به تکمیل فرم درخواست خرید اقدام نموده
- و جهت ادامه فرایند به واحد پشتیبانی ارجاع میگردد.
- در این حالت و پس از انجام خرید واحد فن اوری اطلاعات به عنوان دریافت کننده قطعات در جای در نظر گرفته شده در فرم تایید مینماید
- وامور مالی واحدمتقاضی را بر اساس درخواست کالای تایید شده اولیه توسط مدیر مربوطه به حساب مرکز هزینه منظور مینماید .

توضیح : مصادیق این بخش شامل مواردی نظیر هارد ، رم ، کارت گرافیکی ، کارت صدا، بورد های داخلی رایانه و یا پرینتر و. . . . . میباشد.

تذکر :‌ در کلیه حالات فوق الذکر بخش فن اوری اطلاعات ملزم به تایید کیفی قطعات و سخت افزار های خریداری شده میباشد .

3-4 در صورتی که ارائه خدمات حسب درخواست مستلزم خرید نبوده و صرفا بر اساس موجودی قطعات و سخت افزار ها و یا نرم افزار های موجود امکان رفع اشکال و پاسخگویی به نیاز درخواست کننده میباشد اقدامات مقتضی میباست صورت پذیرد .

3-5 از انجا که موجودی قطعات در دسترس واحد فن آوری اطلاعات بر اساس دمونتاژ کردن رایانه ها و یا سخت افزار های دیگر و یا درخواست مستقیم واحدفن آوری اطلاعات بوده این بخش از قطعات به عنوان انبارک بخش فن اوری اطلاعات و در مرکز هزینه این بخش در سیستم حسابداری منظور میگردد و در پایان دوره های شش ماه نسبت به ارائه گزارشی از قطعات مصرف شده سند مصرف در مرکز هزینه های مربوطه ثبت میگردد لازم به ذکر است کلیه مراحل مربوط به تحویل کالا و قطعات مطابق بند 3-3 باید مستند سازی گردد .

این شیوه نامه در سه ماده تنظیم و از ابتدای اردیبهشت ماه سال 1390 قابل اجرا بوده و کلیه همکاران در بخش فن آوری اطلاعات ملزم به رعایت مفاد آن میباشند .