دستورالعمل تحویل و تحول هیأت مدیره ـ مدیر عامل ـ حسابدارقدیم به هیأت مدیره ـ مدیر عامل و حسابدار جدید
نظر به اینکه هرگونه تغییرات در رده‌های مختلف هیأت مدیره ـ مدیر عامل و حسابدار تعاونی چنانچه روال قانونی مربوط را طی ننماید عملاً مشکلات عدیده‌ای را برای تعاونی فراهم می‌نماید. لذا ضروری است هرگونه تحویل و تحول از هیأت مدیره و مدیرعامل قدیم به هیأت مدیره و مدیرعامل جدید و یا تغییرات حسابدار با هماهنگی واحد امور نظارت اداره کل تعاون استان / اداره تعاون ضمن تهیه قبلی و ارائه موارد قانونی زیر انجام پذیرد.
۱ ـ تهیه تراز آزمایشی آخرین ماه منتهی به تحویل و تحول به امضای هیأت مدیره و مدیر عامل و بازرسان قبلی.
۲ ـ تهیه آخرین موجودی بانک یا بانکها به تاریخ تحویل و تحول به صورت کتبی توسط هیأت مدیره قبلی.
۳ – آخرین چک کشیده توسط هیأت مدیره قدیم و شمارش چکهای نانویس.
۴ ـ تهیه لیست انبار گردانی (موجودی کالا در انبار ـ فروشگاه ـ غرفه و…) همراه یکی از اعضاء هیأت مدیره قدیم و جدید و بازرسین جدید و قدیم و تنظیم صورتجلسه مربوط.
۵ – تهیه لیست ضایعات همراه یکی از اعضای هیأت مدیره قدیم و جدید و بازرسین قدیم و جدید و حسابدار (بدیهی است چنانچه مواد فاسد شدنی نظیر پنیر و گوشت و کره و … باشد تأیید کارشناس ذیربط لازم است.)
۶ ـ موجودیهای نقدی (صندوق ـ تنخواه‌گردان …) باید شمارش شود و تأیید آن اخذ و طی صورتجلسه از هیأت مدیره قدیم به هیأت مدیره جدید تسلیم گردد.
۷ ـ تهیه صورتجلسه‌ای حاوی چکها ـ سفته‌های کارکنان و مؤسسات نزد تعاونی با شماره و تاریخ و سررسید مربوطه و شماره آخرین چک.
۸ ـ تهیه ریز حساب بدهکاران ـ بستانکاران با امضاء هیأت مدیره و بازرسین قدیم به همراه تأییدیه هر یک از آنها.
۹ ـ تهیه ریز حساب پیش پرداختها و پیش دریافتها اعم از سفته ـ چک به امضاء هیأت مدیره و بازرسین قدیم.
۱۰ ـ تهیه ریز صورت اثاثه و وسائط نقلیه با ذکر مشخصات کامل.
۱۱ ـ روشن شدن تکلیف ساختمان تعاونی اعم از استیجاری ـ مایملک تعاونی با مطالبه و مطالعه اسناد مثبته آن.
۱۲ ـ تهیه ریز اسناد دریافتی و پرداختنی.
۱۳ ـ تطبیق دفتر سهام که با سرمایه تعاونی چنانچه موازنه نباشد صورت مغایرت تهیه گردد.
۱۴ ـ آخرین سند سال جاری که به امضای هیأت مدیره قبلی رسیده باشد.
۱۵ ـ ارائه دفاتر کل و روزنامه و معین جاری.
۱۶ ـ مفاصا حساب مالیاتی و ذکر اظهارنامه‌های ارسالی به دارایی با قید شماره رسید.
۱۷ ـ تحویل کلیه اسناد سنوات قبل با قید اولین و آخرین شماره سند به همراه تعداد زونکنهای مربوطه.
۱۸ ـ ارائه کلیه دفاتر روزنامه ـ کل ـ معین مربوط به سنوات قبل.
۱۹ ـ ذکر مشخصات و تاریخ و ثبت و پلمپ دفاتر سنوات گذشته.
۲۰ ـ روشن نمودن وضعیت مفاصا حساب تعاونی با دارایی و یا اظهار نامه مالیاتی.
۲۱ ـ مفاصا حساب مراکز تولیدی ـ اجرایی تخصیص دهنده کالا از کوپنی و غیر کوپنی.
۲۲ ـ تحویل رسید کوپنهای عیدی کارکنان دولت و اخذ مفاصا حساب از اتحادیه مصرف استان توسط هیأت مدیره قبلی.
۲۳ ـ ارائه انواع مهرهای مربوطه تعاونی هیأت مدیره قبلی.
۲۴ ـ ارائه آخرین آمار اعضاء تعاونی که به تأیید اداره کل تعاون استان / اداره تعاون شهرستان رسیده باشند.
۲۵ ـ پرونده پرسنلی اعضاء و کارکنان تعاونی.
۲۶ ـ پرونده‌های ثبتی تعاونی همراه با اساسنامه ـ شرکت‌نامه ـ اظهارنامه و روزنامه رسمی.
۲۷ ـ دفاتر صورتجلسات هیأت مدیره و مجامع عمومی.
۲۸ ـ تضمین‌های ابوابجمعی (مدیر عامل و کارکنان تعاونی).
۲۹ ـ اسناد مالکیت ـ اسناد اجاره یا رهن یا سایر موارد مشابه.
بدیهی است مسئولیت صحت و سقم موارد بالا و پیگیری وصول مواردی که با اشکال مواجه گردد برعهده هیأت مدیره قبلی خواهد بود. شایان ذکر است به موجب ماده ۴۸ اساسنامه تعاونیها، تحویل و تحول و انتقال مسئولیت از هیأت مدیره سابق به هیأت مدیره بعدی باید ظرف پانزده روز از تاریخ ثبت تغییرات هیأت مدیره در اداره ثبت شرکتها صورت گیرد و کلیه اوراق و اسناد و دفاتر و حسابها و موجودیهای تعاونی به هیأت مدیره جدید تحویل و ترتیب معرفی امضاهای مجاز داده شود.